공공기관 홍보물 디자인 발주 절차와 협회·비영리 저예산 운영법

행사가 3주 남았습니다. 현수막 하나, 안내 포스터 두 종, 리플릿 한 종. 예산은 잡혀 있는데 디자인 의뢰를 넣기 전에 걸리는 것이 많습니다. 이 금액이면 그냥 업체를 정해도 되는지, 견적을 몇 군데 받아야 하는지, 작년에 만든 현수막 원본은 어디 있는지.

공공기관·협회·재단의 홍보 담당자는 기업 마케터와 다른 제약을 안고 일합니다. 예산은 회계연도에 묶여 있습니다. 집행할 때마다 근거를 남겨야 하고 금액에 따라 밟아야 하는 절차가 갈립니다. 담당자가 순환보직으로 바뀌면 작년 자료를 찾는 일부터 다시 시작하고요.

공공기관 홍보물 디자인 발주 절차는 어떻게 되나요?

국가기관과 지방자치단체의 계약은 일반경쟁입찰이 원칙입니다. 국가계약법 제7조 제1항은 계약을 체결하려면 일반경쟁에 부쳐야 한다고 정합니다. 다만 계약의 목적·성질·규모를 고려해 필요한 경우에 한해 참가자격을 제한하거나 참가자를 지명하거나 수의계약을 할 수 있다는 단서를 둡니다. 지방계약법 제9조도 같은 구조입니다.

그래서 업체를 고르기 전에 추정가격부터 확인해야 합니다. 홍보물 종류가 같아도 추정가격이 얼마냐에 따라 밟는 절차가 달라집니다.

표에서 가장 자주 오해받는 칸은 첫 줄입니다. 2,000만원은 수의계약의 상한이 아니라 견적을 한 곳에서만 받아도 되는 상한입니다. 2,000만원을 넘어도 상대가 소기업·소상공인이거나 여성기업·장애인기업이면 1억원까지 수의계약 자체는 가능합니다. 대신 견적을 두 곳 이상에서 받아 전자조달시스템으로 제출받아야 합니다.

상대가 누구냐에 따라 1인 견적 상한이 올라가기도 합니다. 국가계약법 시행령 제30조 제1항 제2호 단서는 여성기업·장애인기업·사회적기업 등과 계약할 때 1인 견적 상한을 5,000만원으로 둡니다. 지방계약법 시행령 제30조 제1항 제2호도 청년창업기업·여성기업·장애인기업 등에 같은 상향을 둡니다. 여기 적은 조문은 저희가 2026년 8월에 확인한 것입니다. 법령은 개정되고 지자체마다 운영 기준을 따로 두는 경우가 있으니, 집행 전에 계약 부서에 한 번 확인하고 가세요.

지방자치단체는 몇 가지가 다릅니다

물품·용역 2,000만원 이하 수의계약과 1인 견적 기준은 국가와 같습니다. 다른 점은 세 가지입니다.

공기업·준정부기관은 「공기업·준정부기관 계약사무규칙」을 따릅니다. 이 규칙 제2조 제5항이 규칙에 없는 사항은 국가 계약 관련 법령을 준용하도록 하고 제8조 제1항이 국가계약법 시행령 제26조를 수의계약 사유로 인용합니다. 결과적으로 2,000만원 이하 물품·용역 소액수의 기준이 그대로 적용됩니다.

홍보 용역이 입찰로 가면 어떻게 평가되나요

디자인·홍보 용역은 가격만으로 낙찰자를 정하기 어려워서 협상에 의한 계약이라는 방식이 따로 있습니다. 지방계약법 시행령 제43조 제1항은 물품·용역 계약에서 ‘전문성·기술성·창의성·예술성’이 필요한 경우를 사유로 들고 있어 홍보·디자인 용역이 여기 들어갑니다. 국가계약법 시행령 제43조 제1항은 전문성·기술성·긴급성과 안전성을 사유로 듭니다.

이 경우 제안서를 받아 제안서평가위원회가 심의합니다. 기획재정부 계약예규 「협상에 의한 계약체결기준」 제7조는 기술능력평가 70점, 입찰가격평가 30점을 기본 배점으로 두고 사업 특성에 따라 20점 범위에서 가감하도록 합니다. 제8조는 입찰가격이 사업예산 이하이면서 기술능력평가 점수가 배점 한도의 85% 이상인 자를 협상적격자로 선정하도록 정합니다.

회계연도가 끝나면 그 예산도 함께 끝납니다

국가재정법 제2조와 지방재정법 제6조는 회계연도를 매년 1월 1일부터 12월 31일까지로 정합니다. 국가재정법 제3조와 지방재정법 제7조는 각 회계연도의 경비를 그 연도의 세입으로 충당하도록 합니다. 국가재정법 제48조 제1항은 세출예산을 다음 연도로 이월해 쓸 수 없다고 못 박습니다.

예외가 있긴 합니다. 미리 의결받은 명시이월비, 그리고 연도 안에 지출원인행위를 해 뒀는데 불가피한 사유로 지출하지 못한 경비는 사고이월로 넘길 수 있습니다(국가재정법 제48조 제2항, 지방재정법 제50조). 여기서 지출원인행위란 계약을 맺는 일입니다.

홍보 담당자 입장에서는 이 조항 때문에 연말에 예산을 몰아 쓰게 되고 그때는 디자인 업체도 인쇄소도 가장 바쁩니다. 반대로 연초에는 예산 배정이 끝나기를 기다리느라 일이 멈춥니다.

연간 예산을 월 단위로 쪼개 집행하면 이 쏠림을 줄이는 데 도움이 됩니다. 다만 어떤 형태의 계약이 회계 처리상 가능한지는 기관마다 다릅니다. 연간 단가계약으로 묶는지, 분기별로 나누는지, 선급금 지급이 되는지는 기관의 계약 부서·회계 담당자와 먼저 확인해야 합니다.

협회·비영리 단체는 이 절차를 따라야 하나요?

자기 예산으로 발주한다면 따르지 않아도 됩니다. 국가계약법 제2조는 이 법을 국가를 당사자로 하는 계약에 적용한다고 정하고 지방계약법 제2조는 지방자치단체가 체결하는 계약에 적용한다고 정합니다. 민간 비영리법인·사단법인·재단이 자체 재원으로 맺는 계약은 여기 해당하지 않습니다. 절차는 단체의 정관과 내부 규정을 따릅니다.

보조금을 받아 집행하면 얘기가 달라집니다. 국고보조금을 받은 보조사업자는 사업이 끝나거나 회계연도가 종료되면 보조사업실적보고서와 함께 경비를 재원별로 밝힌 정산보고서를 제출해야 합니다(보조금 관리에 관한 법률 제27조). 시행령 제12조는 제출 기한을 사유 발생 후 2개월(지자체의 장은 3개월)로 정하고 늦어질수록 이후 보조금을 삭감하도록 합니다. 보조금 총액이 1억원 이상이면 외부감사인의 정산보고서 검증이 붙습니다 (시행령 제12조의2 제2항). 확정액을 넘겨 받은 금액은 반환 대상입니다(같은 법 제31조).

지방보조금도 같은 구조입니다. 「지방자치단체 보조금 관리에 관한 법률」 제17조가 실적보고서와 정산 검증, 미제출 시 삭감을 정합니다. 다만 외부검증 기준 금액은 교부 기관의 지침에서 확인하시는 편이 정확합니다.

정리하면 협회·비영리 단체를 묶는 것은 계약법이 아니라 보조금법입니다. 계약 방법보다 집행 증빙에서 까다로워집니다.

홍보물 한 건의 디자인비는 어느 구간에 들어가나요

플로우웍스에서 완료된 업무 가운데 현수막·포스터·리플릿·브로슈어·X배너·롤업 배너 계열을 제목으로 추려 보면 417건입니다. 이를 진행한 고객사는 122곳입니다. 이 가운데 총액이 기록된 416건을 확정 견적 기준으로 구간에 나눠 담으면 이렇습니다 (VAT 별도).

디자인비만 놓고 보면 홍보물 한 건은 대부분 50만원 아래에서 끝납니다. 인쇄·시공비가 여기에 더해지니 발주 단위를 어떻게 묶느냐에 따라 총 계약 금액은 달라집니다. 다만 디자인만 따로 발주한다면 담당자 재량으로 처리할 수 있는 구간에 들어가는 경우가 많습니다.

항목별 단가를 더 자세히 보려면 전시회 디자인 종류와 비용 총정리에 배너·포스터·리플릿·부스 그래픽의 실제 단가 범위를 정리해 뒀습니다.

저예산으로 홍보물을 해결할 때 예산이 새는 세 지점

예산이 빠듯할 때 가장 먼저 하는 일은 대개 단가 비교입니다. 그런데 연간 집행 내역을 놓고 보면 단가를 낮춰도 줄지 않는 비용이 따로 있습니다.

세 번째는 소요 기간을 알면 관리할 수 있는 문제입니다. 위 인쇄 홍보물 계열에서 요청 등록부터 첫 납품까지 걸린 기간의 중앙값은 2.7일이었습니다(납품일이 남아 있는 415건 기준). 2일 안에 납품된 건이 42.9%, 3일 안이 59.3%, 7일 안이 90.4%입니다. 수정과 인쇄 일정까지 감안하면 행사 2주 전에는 요청이 들어가야 급행 조건 없이 정리됩니다.

일정이 이미 촉박하다면 급한 디자인을 다음 날까지 받는 방법을 참고하세요.

담당자가 바뀌어도 남는 것을 만들어야 합니다

순환보직이 있는 조직에서 홍보 업무는 2~3년마다 다른 사람에게 넘어갑니다. 인수인계 문서에 업체 연락처는 적히지만 작년 홍보물의 원본 파일과 그때 어떤 조건으로 계약했는지는 대개 빠집니다. 남는 건 결과물 이미지뿐이라 다음 담당자는 같은 홍보물을 신규 제작 단가로 다시 만듭니다.

이걸 막으려면 다음 담당자의 성실함에 기대지 말고 요청 단계에서 원본 파일 형태를 조건으로 못 박아야 합니다. 저희는 업무 요청서에 받을 원본 파일 형태를 고르는 칸을 둡니다. 그 칸이 있는 완료 업무 10,633건 중 형태를 지정하지 않았거나 ‘무관’으로 남긴 건은 150건(1.4%)이었습니다. 나머지 98.6%는 psd·ai·fig 처럼 받을 형식을 요청 시점에 정해 두었습니다.

담당자가 한 명이 아닌 조직은 이미 적지 않습니다. 완료 업무가 2건 이상인 고객사 466곳 가운데 136곳(29.2%)은 업무를 등록한 사람이 두 명 이상이었습니다. 같은 계정에서 여러 담당자가 각자 필요한 홍보물을 올렸습니다. 계정에 이력이 쌓이면 다음 담당자는 지난 요청서를 열어 규격과 견적을 그대로 확인할 수 있습니다.

원본 파일을 받는 조건 자체를 어떻게 협의하는지는 디자인 원본 파일 인도에서 다뤘습니다.

증빙은 계약 상대를 몇 곳으로 두느냐의 문제입니다

공공기관과 보조금을 받는 단체는 집행 후 정산 자료를 제출합니다. 이때 담당자는 금액보다 거래 건수에서 부담을 느낍니다. 현수막·리플릿·카드뉴스를 각각 다른 프리랜서에게 맡기면 계약서도 지급도 증빙도 사람 수만큼 생깁니다. 개인에게 지급했다면 원천징수와 지급명세서 제출까지 기관이 처리합니다.

같은 예산으로 같은 결과물을 받아도 계약 상대가 한 곳이면 세금계산서 한 장, 지급 한 건, 장부 한 줄로 끝납니다. 플로우웍스는 고객사와 디자이너를 연결만 해 주는 서비스가 아니고 플로우웍스가 계약 당사자로 섭니다. 디자이너가 몇 명이든 기관이 상대하는 거래처는 한 곳입니다. 원천징수와 신고도 플로우웍스에서 처리합니다.

증빙 형태가 상대에 따라 어떻게 달라지는지는 프리랜서 세금계산서 처리에, 사람 수가 늘 때 늘어나는 사무는 프리랜서 여러 명 정산 간소화에 정리돼 있습니다. 최종 판단은 기관의 회계 담당자, 보조금 사업이라면 교부 기관의 정산 지침과 함께 하시는 것이 안전합니다.

협회·비영리 단체의 저예산 운영, 어디까지 맞고 어디부터 다른 방법이 필요한가요

플로우웍스는 월 구독료를 미리 받아 두고 필요할 때마다 업무를 요청해 그만큼 차감하는 방식입니다. 다만 선결제 분량은 부여일로부터 2개월간 사용할 수 있어서, 연초에 1년 치를 쌓아 두었다가 연말 행사철에 한 번에 쓰는 방식은 되지 않습니다.

공고를 내고 제안서를 평가해야 하는 규모라면 그 절차를 그대로 밟으셔야 합니다. 거기서 우리가 대신할 수 있는 일은 없습니다. 우리가 현실적인 선택지가 되는 곳은 홍보물 한 건이 소액이면서 그런 건이 1년 내내 흩어져 반복되는 구간입니다.

예산 규모를 잡는 일이 먼저라면 월 30만원으로 받을 수 있는 작업량과 디자인 예산 품의 작성법을 함께 보세요.

자주 묻는 질문 (FAQ)